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推进档案信息化建设的几点思考
2013/7/2
        档案管理信息化就是要利用计算机网络和数据库信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化,将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化,通过办公网络,逐渐完成各种档案资源的数字化转换,并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档。档案信息化建设包括的范围比较广泛,一般包括档案信息数字化建设、标准化建设、法制化建设、基础设施建设和人才队伍建设等方面。下面从以下几个方面谈谈如何推进档案信息化建设。    1.推进档案信息的数字化建设。    近年来,档案载体迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替,电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题,那就是电子档案如何收集、保管、保护和利用,而解决这个问题的途径只有一个,那就是实现档案的数字化。所谓档案数字化,就是以馆(室)藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,将纸质文件、照片、图纸及音频、视频录像等原始档案资料通过扫描、转化等现代化信息手段而转化为电子资源,成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。    档案信息数字化是档案信息化的基础,数字化资源由于贮存于电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上,其优势在于查询便捷,方便复制转移,又可提高安全度。当今社会,人们的时间意识越来越强,领导作出莺大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加,这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,档案管理部门从封闭走向开放。从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。    2.推进档案信息的标准化建设。    档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。档案信息的标准化与规范化建设包括了计算机安全法规与标准及数字梢案信息资源合法化确认标准,档案文件、电子文档信息化处理的规范,电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件没施技术标准规范等。    随着电子政务的推行,电子公文、电子档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行;在文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下,只有按照统一的标准规范进行制作,才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用;随着信息技术迅速发展,硬件设备与软件系统升级换代日益加快,为适应新旧设备与系统的兼容性,满足数字资源长期保存的需要,也必须按照标准化的要求开展档案的信息化丁作。因此。档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言,更加需要讲求标准化和规范化。推进档案信息化建设必须加强档案工作的标准化。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑。缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。     档案信息化工作的开展,越来越要求树立档案:作标准化的意识,彻底改变在传统档案工作条件下各自为政、标准各异的档案管理状况。目前已出台一些档案信息化方面的标准,如《CAD文件与档案管理》、《电子文件归档管理》、《纸质档案数字化技术规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等国家或行业标准,具有很强的针对性、适应性和操作性。这就需要加强这些标准的宣传和贯彻,加强档案工作人员培训,树立标准化意识,不断提高档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力,同时要加强标准的实际推广应用,解决贯彻标准的技术操作问题,加快标准推广并提高标准的应用水平。    3.推进档案信息化的法制建设。    在档案信息化建设过程中,越来越表现出对法制化的依赖。加强档案法制化建设,是适应新时期档案工作发展的新形势,推动档案事业协调、可持续发展的重要保证。《实施纲要》提出,要加快推进档案信息化法制建设,适时提出比较成熟的行政立法建议,推动相关配套行政规章的制订和完善。档案信息化管理的法制建设主要包括以下几个方面的内容:一是对现有档案法规、国家和行业标准加以贯彻执行。据有关资料显示,在制定的技术规范中(如上文所述),贯彻标准的只在少数。采标率很低,大部分单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解。根据这种状况,应以法律法规的形式加以确定,变行政管理为法制管理,增加其约束力。二是社会的发展日新月异,档案信息化进程不断加快,需要对新的领域、新的载体、新的档案关系和新的档案管理主体进行立法,同时修改、废止不适应发展要求的档案法规。三是大量电子档案能否发挥其应有使用价值缺乏法律依据。在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,就需要制定相关法律加以界定,从而更好地发挥电子档案的作用。四是档案信息化法制建设还应包括档案安全法规建设。现代信息社会中,档案管理的网络化使档案存在一定的安全隐患,在推进档案信息化进程中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。这一系列措施就包括法规的制定,从而保证档案信息的安全。    4.加快档案信息基础设施建设。    基础设施建设指的计算机网络和数据库系统及其应用。档案信息化是随着计算机和互联网发展来的。没有计算机,或者说有了计算机而没有进入网络,档案信息化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增,人们需要采用先进的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。尤其是使用多媒体技术,传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存,并实现全屏幕自动检索。所以,计算机及其配套设施必须跟上,以满足档案管理信息化的起码要求。